Utvecklingssamtal, eller medarbetarsamtal som det ibland kallas, är ett årligt samtal om hur organisationen och medarbetaren ska utvecklas för båda parters bästa. Man kan eventuellt ha utvecklingssamtal oftare men det är bra att ha ett någorlunda långsiktigt mål att sträva mot. Därför är ett år en bra tid att verka för förbättring och utveckling. Det kan dock behövas påminnelser under året.

Som chef är det övergripande syftet att utveckla organisationen. Om det inte kan göras utan att de anställda utvecklas ska utvecklingssamtalen gå ut på att komma fram till hur den enskilda individen behöver utvecklas. De frågor som bör tas upp är hur medarbetaren kan bli en bättre medarbetare för organisationens bästa.

De områden jag finner mest meningsfulla att fördjupa sig i är följande fem:

1. Arbetsmiljö och medarbetaranda

2. Mål och prestation

3. Kompetensutveckling och utbildning

4. Kunskapsproduktion och kunskapsdelning

5. Ledarskap och ansvar

När man inleder sitt utvecklingssamtal bör man tillsammans komma fram till vilka av ovan delområden man ska fokusera på. Ett skäl är att varje enskild individ med sin unika bakgrund har förutsättningar att utveckla vissa delar mer än andra. Ett annat skäl är att tiden för verje samtal är begränsat och det blir lätt ont om tid om man envisas att få med allt.

Inom ramen för det första delområdet kan man diskutera hur medarbetaren kan bidra till en bättre arbetsmiljö. Ett av de främsta sätten är medarbetaranda. Organisationer med hög medarbetaranda presterar bättre. I varje organisation är det någon eller några individer som har tydligare fokus på medarbetaranda. Det innebär att de är villiga att göra mer än vad tjänstebeskrivningen innebär. Några exempel är att ta hand om arbetsplatsen genom att sköta om växter, hjälpa andra, fira bemärkelsedagar och hålla uppe humöret. Alla kan bli lite bättre på detta men vissa har lättare för det.

Varje år formulerar man mål med verksamheten. Varje enskild individ kan bidra till detta mål genom att man gemensamt kommer fram till enskilda rimliga mål. Prestation mäts genom hur väl man når sitt mål. Om man vill sträva mot ökad prestation behövar man vara precis i hur man formulerar vad som ska uppnås och användas som måttstock.

För att bättre kunna motsvara förväntningar och klara specifika uppgifter kan man behöva utbilda sig. Den som är proaktiv och föreslår kurser kan mycket väl ha en god känsla för vad hen behöver utveckla. Undersök möjligheterna att stödja detta. Vissa behöver en knuff i rätt riktning genom att man anmäller honom eller henne för en kompetensutvecklingskurs.

Det mest värdefulla en organisation kan ha, förutom sin personal, är kunskap. De som har mest och bäst kunskap har störst chans att konkurrera på marknaden. Bäst kunskap är den kunskap som man är först med att ha och som gör den egna organisationen unik. Ett annat ord för detta är kunskapsproduktion. Att skapa ny kunskap innebär en stor fördel om denna kunskap hjälper till att utveckla organisationen. De medarbetare som kan bidra med detta är därför extra värdefulla och man bör ha särskilda målsättningar kring vilka kunskaper och innovationer man kan förvänta sig. Befintlig kunskap och ny kunskap gör mest nytta inom organisationen om den delas bland alla som behöver den. Problemet man ofta stöter på är att få kan eller vill dela sina kunskaper. Ett avtal man kan göra under ett utvecklingssamtal är därför att uttrycka till vilken omfattning man förväntar sig kunskapsdelning.

Vissa individer är villiga att ta ledarrollen. Det är värdefullt att stämma av vad dessa individer vill ta för ansvar i organisationen. Är det ansvar för projekt eller ansvar för personal de kan och vill ta? Denna villighet ska man ta vara på och uppmuntra. Var däremot vaksam när enskilda individer vill söka maktpositioner för sin egen skull och inte för organisationen. Det kommer att kosta i ett senare läge. Investera i de medarebtetare som vill ta ansvar för känrverksamheten och för sina kollegor.

Ett väl genomfört utvecklingssamtal bygger på att du ställer frågor och lyssnar. Lyssna även på medarbetarens önskemål och farhågor. Avbryt när samtalet går för långt bort från ovan teman och led in diskussionen på rätt områden igen. Det är lätt hänt att den anställda svävar iväg. Det är chefens ansvar att hålla samtalet fokuserat. Att vara fokuserad och lyssna är mentalt krävande så ha inte för många samtal under en och samma dag.

Avsluta samtalet med ett skriftligt dokument som båda kan återvända till för att stämma av hur det har gått under året. De mål man ställer upp ska vara på en nivå som är uppnåbar för den enskilda medarbetaren. För höga mål skapar bara oro. Ställ höga mål till dem som kan och behöver utmanas extra.

När detta dokument svarar mot vilka förväntningar båda du som chef och medarbetaren har ska det vara en måttstock för vilken lön medarbetaren ska få när året är slut.

Har du som chef eller som anställd kommentarer kring hur ett utvecklingssamtal bäst genomförs?

 

 

21 feb 2019