När man driver ett företag som har minst en anställd behöver man en särskild lösning för löneutbetalningar. Det går att komma lite enklare undan om man som ägare är den enda som får ut lön. Så fort man har en anställd behöver man ett system för att hantera lönerna och alla de betalningar som sker i samband med löner.

Ett exempel på ett system för att hantera löner som förekommer inom den privata sektorn är Fortknox. Detta system, som jag har skrivit om tidigare, är inte begränsat till löneutbetalningar utan används normalt till alla in- och utflöden av pengar i företaget.

Inom den offentliga sektorn använder många arbetsgivare Primula. Detta system hanterar en rad andra uppgifter om de anställda utöver lönen. Gemensamt för dessa båda system är att arbetsgivaren har en vy och de anställda har en annan. Den anställda kan genom sin inloggning gå in i systemet och se så att nästa lön, några dagar före utbetalning, ser ut som den ska.

Det är väldigt mycket man som arbetsgivare behöver tänka på i relation till lönen. Mer än vad man kan vänta sig. I detta inlägg ligger fokus på själva utbetalningen av lönen men det är värt att fundera i lite bredare termer.

Lön och skatter

När man som arbetsgivare betalar ut lön är det bara en del av de kostnader man har för sin anställd eller sina anställda. Med hjälp av sitt lönehanteringssystem räknar man ut hur mycket som ska betalas in i form av arbetsgivaravgifter till Skatteverket. Arbetsgivaravgiften är normalt runt 32 procent på bruttolönen och för den första anställda lite drygt tio procent.

Den anställda ska också betala skatt på sin bruttolön vilket arbetsgivaren tar hand om. Arbetsgivaren betalar in denna skatt till Skatteverket tillsammans med arbetsgivaravgiften. Detta överförs som en klumpsumma men redovisas separat.

Företaget har ett konto på Skatteverket ditt alla skatter betalas in regelbundet. Det är då inte enbart skatter i samband med lön utan även moms i samband med inköp och försäljning. Detta konto ska hela tiden vara i balans. Om man har betalat in för lite skatt får man göra en tilläggsbetalning och om man har betalat för mycket skatt får man pengar tillbaka.

Försäkringar och lån

Som arbetsgivare kan man även få hantera andra in- och utbetalningar för sina anställda. Vanligt förekommande exempel är lån och försäkringar.

När det gäller försäkringar har man som företag en företagsförsäkring där en försäkring av de anställda ingår. Denna täcker sådant som händer den anställda när hen är på jobbet. En sådan försäkring är egentligen inte relevant i samband med löneutbetalning. Däremot kan den anställda ha tilläggsförsäkringar.

Genom facket kan den anställde få vissa förmånliga försäkringar. Dessa dras då direkt från lönen och det är arbetsgivaren som sköter dessa avdrag och inbetalningar. Även privata pensionsförsäkringar kan dras direkt från lönen.

Numera finns det även lösningar där den anställdas lån kan dras direkt från lönen. På det viset slipper den anställde sköta inbetalningar och oroa sig för den delen av privatekonomin. I bästa fall blir den anställda mer avslappnad och kan fokusera på jobbet istället, under arbetstid alltså. Med rätt sorts avtal kan det även vara förmånligt för arbetsgivaren (utöver att den anställda tänker mindre på sin privatekonomi på arbetstid).

Utbetalningsdatum

Inom den privata sektorn är det vanligt att löner betalas ut den 25:e. Oavsett vilket det fasta datumet är finns det olika principer för när lönen ska betalas ut när det ordinarie datumet är en helgdag. Inom den offentliga sektorn betalar man ut dagen före helgdag om helgdagen är en lördag men dagen efter om helgdagen är en söndag. Inom den privata sektorn brukar man betala ut lönen vardagen innan helgen oavsett om ordinarie lönedag är en lördag eller söndag.

Detta kan vara bra för dig att veta om du har en bakgrund inom offentlig sektor innan du startar ditt företag.

Semester och sjuklön

Det är ditt ansvar som arbetsgivare att se till att den anställda får sin semesterersättning utbetald. Detta sker normalt runt det som i folkmun kallas industrisemestern. När den anställda har sparade semesterdagar betalas semesterersättningen ut i samband med uttag av dessa sparade dagar.

Du ska även betala ut lön när den anställda är sjuk. Det gäller för de fjorton första dagarna den anställda är sjuk. Sjuklönen utgör normalt ca 80 procent av den ordinarie lönen. Om medarbetaren har varit sjuk under den avräkningsperiod som lönen täcker får du räkna om hur mycket du ska betala ut för sjukdagarna. Detta ska redovisas i lönesystemet så att den anställda kan kontrollera uppgifterna.

Lönen en morot

Det är vanligt att man tänker sig att den anställda ska se lönen som en morot. Ju mer kvalificerat arbete medarbetaren utför desto mer kan hen vänta sig i lön. Från arbetsgivarens perspektiv blir det: ju mer lön desto mer kvalificerat jobb förväntas den anställda utföra. När den anställda är sjuk utförs normalt inget arbete alls. Det är inte bra för arbetsgivaren eftersom den betalar ut sjuklön. Att se lönen som en morot för arbetsgivaren är alltså att arbetsgivaren ska ha en så bra arbetsmiljö som möjligt så att den anställda inte blir sjuk.

Vi pratar ofta om morot som synonym till motivation men motivation kan man ha både för att göra något eller för att undvika något. Det som avses från arbetsgivarens sida är att kunna undvika att betala ut (sjuk)lön för arbete som inte utförs. Förebyggande åtgärder är ofta billigare än sjuklönen. Särskilt när man behöver betala en vikarie som inte gör arbetet lika bra som den ordinarie anställda. Då betalar man lön för två men får ändå bara ett halvbra jobb utfört.

Sammanfattning

Att betala ut lön kan verka ganska enkelt men det är en rätt så omfattande apparat. Till hjälp har man digitala lönesystem som hjälper till att räkna, hålla ordning på sjukdagar, skatt och utbetalningsdatum. Om de anställda önskar kan man även betala in försäkringar och lån som dras direkt från lönen. Även detta sköts av lönesystemet.

Bli inte för avskräckt av allt som ska hanteras. Med tiden, efter några samtal med lönesystemets kundsupport och skatteverket, blir man ganska bra på detta och det blir en av flera rutiner.

20 jan 2020