I deklarationstider blir man alltid påmind om det som vissa småföretagare kan tycka är svårt, nämligen att kontrollera att man har skött sin bokföring och i en förlängning att man har skött företaget. Detta ska sedan redovisas till ledning i företaget och till myndigheter, särskilt bolagsverket och skatteverket.

Bokföring och redovisning betyder inte riktigt samma sak även om de är fullständigt relaterade. Centralt i både bokföring och redovisning är köp (utgifter) och försäljning (inkomster). För att kunna avgöra hur det går för din verksamhet behöver du ha en god bild av om ekonomin går enligt plan. Det är alltid bra med vinst men vissa verksamheter startar med föresatserna att inte gå med vinst på ett eller två år. Då gäller det att redovisningen ger en vägledning för den fortsatta planen och budgeten.

Bokföring är att ta hand om fakturor, kvitton och annat relevant underlag och arkivera/registrera detta på lämpligt sätt. Några få har en bok där de för in alla uppgifter, därav namnet bokföring, men de flest använder pärmar med kopior och digitala bokföringsprogram. Det finns lagkrav, enligt den så kallade bokföringslagen, på att varje företag ska hantera sina dokument på ett sådant sätt att andra, externa intressenter, kan granska hur transaktionerna ser ut.

Redovisning inkluderar bokföring men står dessutom för samtanställningar och rapporter som kan användas både för företagsledningens beslut och i årsredovisningar och deklarationer till myndigheter.

Det finns två grundläggande bokföringsmetoder: kontantmetoden och faktureringsmetoden. Kontantmetoden är lämplig och vanlig bland mindre företag som har en årsomsättning under tre miljoner och som genomför kontantbetalningar (direktbetalningar) mellan kund och säljare. Då redovisar man varje enskilt köp när det görs. Faktureringsmetoden fungerar för alla men är ett krav för företag som har en omsättning över tre miljoner per år. Då bokför man fakturor när de upprättas eller kommer in och därefter bokförs betalningen av dessa när de genomförs. Vi har valt faktureringsmetoden för båda våra företag. För aktiebolag har man inget val. Där är det faktureringsmetoden som gäller. Vi har även valt samma metod för handelsbolaget.

Nu kommer jag till de centrala frågorna. Vad finns det för hjälp att få? Det finns två ledande digitala bokföringsprogram. De som kan bokföring, ganska bra, använder gärna fortnox. De som inte kan något bör välja speedledger. Vi har valt speedledger trots att en av oss kan bokföra. Vår revisor föredrar att vi använder fortnox. För mig som inte är så duktig på bokföring är det en klar hjälp att använda speedledger.

Den erfarenhet vi har av speedledger inbegriper även kundsupport. De som sitter i kundtjänst kan både systemet och bokföring. De kan därför svara på rena bokföringsfrågor och hur man använder systemet. I de få fall de inte kan ge direkta svar ber de att få återkomma när de har kollat upp vad det bästa svaret på frågan är. För vår del får vi bra svar på standardhantering och i de fall vi har specifika frågor som är ovanliga, även för speedledger, får vi svaren inom en rimlig tid.

Om man med hjälp av ett bokföringsprogram kan hantera den regelbundna bokföringen behöver man ibland hjälp. Då kan man vända sig till en redovisningskonsult. Det kostar naturlilgtvis pengar men det är det ofta värt för att få ordning på sina papper och sin ekonomi inför bokslut.

Revision är ett sätt att kontrollera, för sig själv och inblandade myndigheter, att man håller en god kvalitet på verksamheten. Att få någon som kan säkerställa att man sköter företaget korrekt blir även en förtroendefaktor för kunder och samverkanspartners. Den som utför en revision är en auktoriserad revisor, d.v.s. en oberoende granskare som uttalar sig om förhållandena i verksamheten.

Om du har erfarenheter av eller en bild av att myndigheter är svåra att ha att göra med så bör du tänka om när det gäller skatteverket. Skatteverket är den myndighet som de senaste decennierna har ändrat sitt sätt att möta sina klienter mest. Servicenivån är mycket hög. När man är osäker på hur man ska hantera bokföring eller andra skatterelaterade uppgifter kan skatteverket svara, ofta på ett enkelt sätt. Det enda problemet med skatteverket är att det kan ta lång tid att få prata med någon.

Sammanfattningsvis är genomförd bokföring och redovisning kvalitetsmarkörer för hur väl man sköter ett företag. Redovisningen blir ett nödvändigt underlag för att lägga upp en budget och en plan för hur företaget ska utvecklas (alternativt uppnå en stabilitet). Den hjälp man kan få är i första hand genom digitala bokföringssystem som fortnox och speedledger samt den kundserivce de erbjuder. Därtill kan man vända sig till skatteverket som gärna hjälper till med såväl grundläggande som avancerade frågor.

Våga omsätta din idé genom en företagsverksamhet men var beredd på att det behövs god ordning för att idén ska få riktigt liv.

22 mar 2019